2022年1月改正！電子帳簿保存法の変更点を具体的に解説
法改正で多くの企業に影響
電子帳簿保存法は約20年前の1998年に施行され、2005年にはe-文書法の施行に伴い、スキャナ保存制度が創設されました。その後は少しずつ緩和され、2022年1月には制度要件が大幅緩和され、2024年1月、電子取引は書面保存が廃止されます。2024年1月改正後は電子取引の要件を満たした形で電子データを保存しなければならなくなり、従来、紙で保存していた多くの企業に影響がでてきます。
電子帳簿の保存分類は3分類
電子帳簿保存法は税法上、紙での保存が義務付けられている請求書や領収書などの帳簿書類を一定の要件を満たしたうえで電子データによる保存を可能とし、電子的に授受した取引情報の保存義務を定めた法律です。保存は①会計ソフトや国税関係書類など電子的に作成した書類をデータのまま保存する「電子帳簿保存」(2022年1月改正)②紙で受領・作成した書類を画像データで保存する「スキャナ保存」(2022年1月改正)③電子的に授受した取引情報をデータで保存する「電子取引」(2024年1月改正)――の３分類があります。
出典 : 令和3年度税制改正による電子帳簿等保存制度の見直しについて|国税庁(nta.go.jp)
改正の目的は経理の電子化による生産性の向上、テレワークの推進、クラウド会計ソフトなどの活用による記帳水準の向上で、「帳簿種類を電子的に保存する際の手続きを抜本的に見直す」ことで、「スキャナ保存制度はペーパーレス化を一層促進するため、手続きや要件を大幅に緩和する」としています。
電子帳簿・スキャナ保存・電子取引 改正のポイント
大事なポイントは、2022年1月改正で電子帳簿保存やスキャナ保存は任意で要件が大幅に緩和されるのに対し、2024年1月改正の電子取引はデータ保存が義務化され要件が厳しくなる点です。電子帳簿保存は税務署長による事前承認が廃止され、適用のハードルは下がりますが、税務署のお墨付きがなくなり、企業の自己責任が重くなります。
優遇措置があり届出が必要な「優良」と、優遇がなく届出不要な「その他」に分類され、事業者がどちらを適用するか選択できますが、優良になるためには法人全体、すべての対象帳簿、書類で優良の要件を満たす必要があります。検索対象は「取引年月日」「取引金額」「取引先」の３項目だけで、現行法で必要な「その他主要な記録項目」は不要となります。また、現行法は日付や金額の範囲を指定して、かつ２つ以上の項目を組み合わせて検索できることが条件でしたが、改正後はダウンロードの求めに応じる場合、これらの条件が不要となります。
スキャナ保存も税務署長による事前承認が廃止されるほか、自署やタイムスタンプ、事務処理規程が大幅に緩和されます。請求書や領収書などの受領者が読み取る場合の書類自署が廃止となり、タイムスタンプは絶対必要な条件ではなくなります。原本のスキャン後は即時廃棄できるようになりますが、スキャンミスなど不備が見つかった場合は原本が必要となるので、実務上は原本破棄のタイミングが検討のポイントになります。
出典 : 令和3年度(2021年度)経済産業関係 税制改正について|経済産業省経済産業政策局企業行動課
電子取引は取引情報の授受を電磁的方式で行う取引で、2024年1月1日以降、所得税・法人税法上の書類は出力して保存できず、一定の要件を満たしたうえで電磁的な記録での保存が義務化されます。電子取引の要件は真実性の確保で、送信側、受信側のいずれかでタイムスタンプを押すか、訂正・削除ができない、あるいは履歴が残るシステムで保管するか、訂正・削除の防止に関する事務処理規程を備え付けるかのいずれかの方法を採る必要があります。
今回は電子帳簿保存法改正の変更点を解説しました。次回はこの変更点を踏まえ、当改正にどう対応するのか、オービックの考えるベストプラクティスをご紹介します。